資料來源: 電子時報詹子嫻2007/07   聯慷電子報整理

前言：協同合作概念其實已不斷出現在你我生活週遭，透過E-mail、電話討論溝通，進而完成專案，就是協同合作的展現。然而，隨著企業行動、即時、整合性需求升高，協同合作工具也跟著發酵。

近年來眾多廠商推出協同合作工具(collaboration tool)，幾乎知名國際大廠通通有份，北電當然也不例外，早在2003年推出的MCS5100 就是典型的協同合作工具。其實協同合作並非新概念，只是企業對電腦科技依賴越深，透過電腦和網路解決問題的情況增加，協同工具的概念漸為企業接受。

究竟什麼是collaboration tool呢? 簡單的說，就是透過IT技術與e化工具協助員工處理業務。1個功能齊全的通訊平台，具備即時通訊(Instant Messaging；IM)、Web會議(Web Conferencing)、軟體電話(Soft Phone)、文件庫等服務，因此多應用於團隊合作、教育訓練(e-Learning)與客服中心(Contact Center)。

(資料來源：Nortel / LANcom)

舉例而言，相同或不同部門的員工可透過協同合作平台召開會議，透過簡報模式，分享檔案文件，及協同瀏覽(co-browsing)功能，讓與會者容易了解，若覺得電子白板文字傳訊不夠清楚，還可進行PC to PC的網路電話(VoIP)。部分方案還有提供會議紀錄功能，以便事後查詢與確認。

協同合作工具包含UM、團體合作與Web Conferencing

協同合作工具的意義在於，導引企業單一功能、產品演進為平台導向，將多種通訊系統結合，有利員工彼此互動，加快工作進度。協同工具通常牽涉3個類別的資料：訊息、檔案與文件，像是E-mail、IM、Web Pushing、conferencing 等。明確的定義應包括3個部分：整合訊息(Unified Messaging；UM)、小組合作(Team Collaboration) 與Web會議。

(資料來源：Nortel / LANcom)

企業傳統使用的訊息系統以E-mail、行事曆、通訊錄為主，然而隨著即時通訊普及於企業 中，整合訊息的範圍也擴大。通常會以企業級IM系統為統一平台，提供傳輸加密的文字傳訊功能，和顯示聯絡人線上狀態(presence)。在此平台上還能 整合E-mail、行事曆、甚至是語音留言。

Team collaboration 則包含自動匯入組員名單、文件儲存、資料庫、討論區，及依據身分權限存取不同資料等機制，皆是協助組員執行任務、管理專案。

最後是線上會議的使用，Web Conferencing 較一般視訊會議設備便利與彈性，只要透過瀏覽器或Client軟體，就能讓分散於飯店、機場、分公司的員工立即進行簡報，並且提供電子白板、會議紀錄、線上投票等會議功能。

各家廠商切入的角度不同，所以將協同合作工具包裝在不同的解決方案。以網路通訊廠商而言，從通訊的角度出發，所以協同合作屬於整合通訊(Unified Communications) 或Web會議的一環，以IP語音通訊(IP Telephony；IPT) 為核心，較強調即時性，並可與電話系統整合。

IBM Domino與網通廠商的概念相近，不過除即時性功能外，還有非即時性的文件資料庫、整合郵件等，供團隊成員分享、查詢資訊。而Oracle則是強調應用(Application) 系統、資料庫間的協同，像是服務導向架構(Service-Oriented Architecture；SOA)的概念。

由上可知，通訊與應用接軌為未來趨勢，旨為讓使用者在1套系統上，就可使用各式通訊工具，像是線上論壇軟體公司Jive Software也宣佈，將其協同合作伺服器Clearspace server 的即時通訊軟體加入VoIP功能。

其實目前多數免費下載的公眾型IM(Public IM) 也具有協同合作的概念，像是Skype、TelTel、MSN 等，不過在系統整合、安全性與管理面工具，較有不足之處， 因此多數大型企業仍會選擇導入企業專屬的工具。

除此之外，更重要的是，不同公司採用同一廠商的設備，彼此間能否互通，更是企業關注的焦點。若能擴大互動範圍，如上下游供應商或合作夥伴，將更吸引人。

(協同合作方案構成的主要元素。 資料來源：Nortel / LANcom)

協同合作工具有助提高工作效率

例如美國大陸航空公司(Continental Airlines) 便導入類似方案。由於航空公司業務流程複雜，猶如1個交響樂團，每個部門的工作看似獨立，但彼此要相互配合、溝通，才能吹奏出1曲和諧的樂章。因此在凡事皆須準時完成的壓力下，須要藉由e化科技輔助完成。

過去美國大陸航空的系統各自獨立，資訊部門要面對不同的廠商與維護，再加上採用委外的視訊會議服務，不過航空公司視訊需求頻繁，每月平均招開5,000個會 議小時，所以視訊成本成為沉重的負擔。幾經評估後，大陸航空決定建置UC系統，除了可進行語音與Web會議外，並整合電話與即時通訊系統，強化了部門間的協同合作。

另外，美國樂器音源卡製造公司Roland 因計劃更換傳統的電話系統，考量未來趨勢，也選擇具備了VoIP、即時通訊、協同合作功能的IPT 架構。

不過，目前台灣對整合通訊或協同合作工具接受度偏低，僅管是上千人的大型企業亦然，但反觀Roland 公司僅約220位員工，卻願意導入，值得思考。除成本考量外，多數台灣企業認為E-mail、電話就已足夠，同樣也能做到協同合作，協同合作工具的急迫性不高，因此類似方案較符合高度團隊合作、溝通需求的企業採用。